適切なWBSの作り方を解説｜具体例や図を用いてコツを伝授します

プロジェクトを進行する上で「プロジェクトを管理できる状態にする」というのはとても重要です。

管理できる状態とは、目的、担当者、期日等が明確であり、いつでもそれを確認できる状態ではないでしょうか。

それを可能にするのがWBS（作業分解構造図）です。WBSを使えば、プロジェクトを管理するために必要な項目を簡単に確認できるようになります。

今回はWBSの概要から作り方まで説明していきます。

1. WBSとは何か？

WBSの概要と目的

概要

WBS（work breakdown structure）とは

プロジェクトを複数の階層に分け、個々のタスクやワークパッケージに細分化する方法

です。つまり、大きなプロジェクトを小さな個人な管理可能なサイズになるまで分割し、全体像を掴むというものです。分割した後プロジェクトの上流から下流まで細分化したものでツリーを作成します。

WBSには以下の要素が含まれます。

プロジェクト計画（説明、プロジェクト名、ターゲット）
プロジェクト関係者
スケジュール
成果物（成果物の一部やその定義）
細分化されたタスク

目的

WBSは主にプロジェクト管理やプロジェクト計画を立てる際に用いられます。 WBSを作成することによって、プロジェクトのスコープやタスクの関係性を可視化し、プロジェクトメンバーに対して明確な指示やタスクの割り当てが可能になります。

種類

■成果物ベースのWBS

主に求められる成果が明確な短期プロジェクトなどに用いられます。プロジェクト全体を把握し、成果物の完成までに必要とされる作業を分解し、それを細分化していく方法です。

【成果物ベースのWBSが用いられる例】

ソフトウェア開発プロジェクト

フェーズ：成果物の完成（ソフトウェアの仕様書、プログラムコード、テストケース、ユーザーマニュアル等）

WBS：仕様定義、設計、開発、テスト、リリースなどのフェーズに分割され、それぞれのフェーズで必要な成果物やタスクが明確化されます。

■段階ベースのWBS

主に求められる成果が明確ではない長期的なプロジェクトに用いられます。成果物ではなくプロジェクトの段階を使用します。プロジェクトの段階ごとに必要なタスクをグループ化したワークパッケージを作成する方法です。

【段階ベースのWBSが用いられる例】

新商品開発プロジェクト

フェーズ：アイデア検討、概念設計、詳細設計、製造、マーケティング

WBS：各フェーズごとに必要なタスクや作業が定義され、アイデア検討から始まり、最終的なマーケティングまでの段階的な進行が明確になります。

2. WBSの作り方

ここまでWBSの概要について説明してきました。ここからはWBSの作り方について工程ごとに説明していきます。

作成手順

WBSは以下の5つの手順で作成されます。

目的（成果物が出せる場合は成果物）を明確化
洗い出し
分割
優先度設定
構造化

今回は具体例として「新商品の開発」を目的とした新プロジェクトのWBSを作成すると仮定して、それぞれ詳しく解説していきます。

ステップ1：目的（成果物が出せる場合は成果物）を明確化

初めにプロジェクトの達成目標を明確化しましょう。目標を立てる際には具体性を意識してください。適切な目標には以下の要素が含まれています。

具体的である
数字で測定可能である
達成可能である
利益と関連性がある
期限が明確である

この5つを意識した目標を立てることによって、この後のタスクの洗い出しが効率的かつ具体的に行うことができます。

具体例

プロジェクトの目的が「新商品の開発」とする場合、成果物は「新商品の市場導入」だとする。

具体的である：新商品を〇〇市場に導入する
数字で測定可能である：業界利用者30%を目指す
達成可能である：現在〇〇市場での平均シェア率は25%であるため達成不可能ではない
利益と関連性がある：これを達成することで〇〇市場での基盤ができ、今後の新商品の市場導入がやりやすくなる。
期限が明確である：2023年以内に導入

まとめると目的は「2023年以内に新商品を〇〇市場に導入し、業界利用者30％を達成する」となる。

ステップ2：洗い出し

ゴールを明確にすることができたら、次はその達成のために必要なタスクの洗い出しを行いましょう。このフェーズでは主に大きなタスクを洗い出して下さい。

具体例

目標達成のために大きなタスクを以下のように洗い出す。

市場調査の実施
商品コンセプトの策定
製品設計と開発
品質検査とテスト
マーケティング戦略の立案
広告と販促活動の計画

ステップ3：分割

ステップ2で出した大きいタスクをそれぞれ細分化していきます。個人のレベルにまで小さく分類していきましょう。

具体例

ステップ3の中の「広告と販売促進の計画」を以下のタスクに細分化する

ターゲット市場の分析
キャンペーンの開発
広告媒体の選定
販促活動の予算とスケジュールの作成

ステップ4：優先度設定

ステップ3で細分化したタスクに優先順位を設定していきます。その優先順位としては他のタスクに関連性のあるものなどを高くするようにしましょう。しかし、優先順位に関しては状況によって設定の方法が変化します。プロジェクトに対する要求や制約事項に基づいて判断してください。

具体例

「販促活動の予算とスケジュールの作成」に関しては他のタスクとの予算の兼ね合いを考える必要があるため、優先順位を高めに設定する必要があるように見える。しかし、予算を出すためには具体的な活動内容を決める必要があるため、キャンペーンの開発、広告媒体の選定を早めに行う必要がある。

よって優先順位としては、

キャンペーンの開発 → 広告媒体の選定 → 販促活動の予算とスケジュールの作成

のようになる。

ステップ5：構造化

タスクを階層構造で組織化します。ステップ2~4で設定したタスクとその優先度を上位タスクから下位タスクまで構造化し、プロジェクトの全体像を明確化します。

具体例

「新商品の市場導入」を成果物とした場合の大きなタスク「広告と販売促進の計画」の部分を構造化し、視覚的にわかりやすい図にすると以下のようになる。

WBS　簡略化

WBSの階層構造

階層構造の設計原則

WBSの階層構造は主に4つに分類されています。

プロジェクトレベル

プロジェクト全体の目標や成果物を表します。最上位のレベルです。通常プロジェクトにおいて、プロジェクトレベルの要素は1つです。

フェーズレベル

プロジェクトを論理的なフェーズに分割します。プロジェクトレベルよりは細分化されていますが、大きな目標に対する大まかな必要ステップがここに当てはまります。

タスクレベル

各フェーズ内のタスクや活動を表します。タスクは具体的な作業単位であり、担当者や期間が割り当てられます。

ワークパッケージレベル

タスクをさらに細分化し、小さなワークパッケージにまで分割します。ワークパッケージは独立して実行可能な単位です。通常は1つの担当者やチームに割り当てられます。ワークパッケージは具体的な作業項目や成果物の完成を示し、進捗管理やタスクの実行を容易にします。

WBS-階層構造

3. WBS作成の際の注意点

管理の簡潔さと効率性

WBSはプロジェクトの可視化や管理のためのツールです。そのため、管理が煩雑にならないように設計しましょう。WBSの要素は明確で、管理や進捗追跡が容易な形になるように注意しましょう。しかし、必ずしもプロジェクト始動以前にすべてのタスクの洗い出し・分解ができるわけではありません。もしも、タスクの洗い出しと分解ができない場合はプロジェクトが進行していく中で明確にしていきましょう。不明瞭な状態でタスクの分解・詳細化をしても意味がなくなってしまいます。

プロジェクトメンバーの関与と合意

WBSの作成はチームの共同作業で行うことが重要です。関係者やプロジェクトチームメンバーの意見や貢献を取り入れ、合意を得ましょう。関係者の関与を確保することで、WBSの信頼性と質を向上させることができます。特にタスクの洗い出しの際にはそういった業務の経験がある人物を複数集め、情報収集を行うようにしましょう。詳細な情報を得ることができれば、有用性の高いWBSの作成につながります。

担当者の明確化

「このタスクの担当者はAさん」のように明確に担当者をきめておきましょう。担当者を各タスクごとに決定しておくことで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。その際には必ず担当となる人物の合意を得ましょう。このようにタスクの担当者をきめる際には個人の能力を可視化し管理する「スキルマップ」を活用することをお勧めします。スキルマップを参考にしながら個人の能力に合った担当タスクを割り振ることができます。

スキルマップに関してはこちらの記事で詳しく解説しています。興味のある方はぜひご覧ください。