仕事の可視化でストレスフリーな職場へ！正しい役割分担の方法

あなたのチームでは適切な役割分担ができていますか？ 

チームを率いるリーダーの立場になると、チーム全体のパフォーマンスを上げるためにメンバーの役割分担を考えなければなりません。役割分担はチームで仕事をする上で非常に重要です。

この記事では適切な役割分担を行うための考え方やコツについて解説していきます。 

1. 適切な役割分担の必要性 

適切な役割分担ができているときには以下のようなメリットがあります。 

その一方で、適切な業務分担ができていないときに発生する弊害もあります。 

以上のことから、適切な役割分担は生産性の高いチームを作るために不可欠な要素であるといえます。 

2. 適切な役割分担ができない理由 

適切な役割分担ができない理由は大きくわけて2つあります。 

メンバーのことを把握していない

メンバーとのコミュニケーションが足りていないと、それぞれの得意・不得意や仕事のスピードを把握できません。各メンバーにあった適切な業務量や業務を与えるためには、必ずメンバーのことを理解することが必要です。 

メンバーの仕事量を把握していない 

メンバーが受け持っている仕事の量を把握していないことで、仕事の割り振りが不適切になりオーバーワークをさせてしまう可能性があります。リーダーが自分のことで精一杯になってしまっていたり、オーバーワークならメンバーから相談してくるだろうと油断していることが原因だといえます。 

3. 適切な役割分担をするには 

ミーティングでタスクを決める 

リーダーはそれぞれの得意分野、苦手分野、仕事量などを把握するためにメンバーとコミュニケーションを取る必要があります。観察することで得られる情報もありますが、本人にヒアリングすることでのみ得られる情報もあります。ミーティングでメンバーの意見を聞き、全員が納得した上で仕事に取り組める状態をつくるチームビルディングが重要です。 

弊社では、そういった「適切な役割設計への理解度」を高めるアクション資料をご用意しております。
具体的に各メンバーがやりたい事について伝え合うことができるテンプレートやどのように希望の役割や職務内容を展開していくのかなど進め方の例を示した資料となっております。

もしよろしければ以下のURLからダウンロードを使用してみてください。

 役割分担表を作る 

役割分担表を作ることで、メンバー全員が役割分担の詳細を把握できるため、リーダー以外も分担の不適切さに気がつけます。進行具合を互いにチェックできる仕組みにすれば、業務量の調整や、役割の調整などを行い、適切に業務を進めていくことが出来るようになります。

また、役割分担票には自分だけでなくチーム全体の役割や重要性が見えてくるという利点もあります。個々人で役割を認識しているだけでは個人の利益だけを追求するようになってしまうというデメリットが発生する恐れがありますが、役割分担表を共有することでチームとして対策を行えます。 

弊社では、そういった役割分担表を作る際の準備段階として「互いの状況を把握」するためのアクション資料をご用意しております。
具体的に、チーム体制図を記載して視覚的にわかりやすくするためのテンプレート資料となっております。

もしよろしければ以下URLからダウンロードしてご使用ください。

  業務分担表をつくる際には以下の3点に気を付けて取り組んでみてください。 

雑務を見落とさない 

ゴミ捨てや掃除、電話対応などの雑務は、誰かが善意で行っていたり、おろそかになっていたりと分担が曖昧なことが多いのではないでしょうか。雑務を業務分担表に入れることで、ストレスの少ない職場が実現できると考えられます。 

業務はなるべく細かい作業に落とし込む 

業務を細かい作業にわけることで、プロセスや量を可視化でき、効率的な業務の進め方を考えやすくなります。また、ひとつの業務を区切って分業することが可能になり、得意なメンバーに割り当てられるようになります。業務を細かく区切り短期的なゴールを設けることでメンバーのモチベーションの向上にも繋がるため、プロジェクトが効率よく進むでしょう。 

チームメンバーと話し合って決定する 

業務分担表作成の目的が人事評価や他部署への配置転換、リストラなどのためではないということをあらかじめ伝えておくことが重要です。メンバーが発言しやすい環境を整えて話し合いましょう。 

マイクロマネジメントをしない 

マイクロマネジメントとは、リーダーがメンバーの行動を細かくチェックするマネジメントのことです。

小さなミスの原因を詳細に報告をさせる、会議での発言の仕方やメールの文面を逐一指示するなどがマイクロマネジメントの具体的な例です。

役割分担の面では、いつまでも同じ仕事を任せる・メンバーの成長を見ようとしないなどのケースが発生し、メンバーの成長の機会を奪うだけでなく、メンタルの不調を招く原因にもなります。

マイクロマネジメントは本人が気づかずにしてしまっているケースが多いです。誰もが意見を言いやすい心理的安全性の高い職場環境を整えることが有効です。さらに、「これくらいの仕事はできて当たり前」という思い込みをなくす、報告のタイミングを決めるなどの方法で対策ができます。 

また適切な役割を決定するためにもコミュニケーションの活性化が重要です。コミュニケーションについてはこちらの記事をご覧ください。

4. まとめ 

この記事では適切な役割分担の必要性、不適切な業務分担の原因と対処法についてご紹介しました。

適切な役割分担をすることによってチームの生産性向上が見込めるため、チーム全体に対しても好影響を与えられます。

チーム目標を意識しながら役割を果たすことに取り組んでみてください。役割分担をしつつも、目標共有や自分の業務以外に触れる機会をつくることで、より生産性の高いチームを実現できます。

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