「1on1で何を話したらいいか分からない」、「1on1で話すことがない」と感じている方は多いのではないでしょうか。
1on1は育成やモチベーション向上を目的に行おうと会社の方針で決まりがちです。
しかし、話すことが無くて苦痛だと感じてしまい、1on1の目的であるモチベーションは上がるどころかむしろ下がってしまうギャップが多々見受けられます。
「話すことがない」と困らず効果的な1on1ができるようにするには、どうすればよいのでしょうか。
この記事では1on1で話すことがないと感じる理由や背景の解説に加え、実際に使える話題や話を広げるためのコツを紹介します。
1. 1on1で話すことがないと感じる理由・背景
「1on1で話すことがない」と感じる背景には、様々な理由があります。
悩んでいる理由によって、その後のアプローチも変わります。
ぜひ本章で自分が何が原因で「1on1で話題がない」と悩んでいるのか、確かめてみましょう。
コミュニケーションに対する苦手意識
コミュニケーションに自信がない人は、1on1で話すことが難しいと感じるかもしれません。
コミュニケーションの苦手意識は、多くの人にとって共通する問題です。
考えすぎる性格やコミュニケーションに対する自信の無さが原因となり、1on1で話すことができないと感じる人がいます。
例えば、1on1でリーダーと話す際に、自分の意見や考えを上手く表現できずに自信をなくしてしまう場合があります。
また、相手の話を聞くときに、自分が適切な反応を示せるかどうか、相手に失礼や不快感を与えないように気を遣いすぎて、不安を感じる人もいるでしょう。
例えば、相手が話をしているときに、自分の意見や経験を押し付けたり、適切なリアクションを示さなかったりすると、相手は自分の話を聞いてもらっていないと感じ、コミュニケーションがうまくいかなくなってしまう可能性があります。
そのため、相手の話に傾聴することができる「傾聴力」は、1on1で話すことがないと感じる人にとって非常に重要です。
傾聴力とは、相手の話に注意を払い、相手の感情や状況に共感することで、相手との信頼関係を築くためのコミュニケーションスキルのことです。
傾聴力を高めてみたいと思われた方はこちらの記事で実践的なトレーニング方法を紹介しています。
是非ご覧ください。
業務の専門性が高く、話題に困る
職場での1on1では、自分の担当する業務に関することが中心になってしまい、それ以外の話題についての知識や関心が乏しい場合があります。
具体例として、IT業界のエンジニアは、技術的な知識に特化することが多いこともあり、経営やマーケティングについて詳しくない人もいます。
このような場合、話題に困ると思われる方も多いでしょう。
しかし、1on1は業務上の話だけでなく、趣味やプライベートの話題も含めた幅広い話題で会話を進めることができます。
また、相手の興味や関心に合わせた話題を選んで話をすることもできます。
1on1は相手との信頼関係を築くための機会でもありますので、業務以外の話題でも積極的にコミュニケーションをとることが大切です。
相手との共通の話題がない
仕事上の関係性が強い場合には、趣味や関心事の合わない相手と話すことが多いため、話題が尽きることがあります。
また、1on1以外の時間で相手とのコミュニケーションが少ない場合には、相手の趣味や関心事を知ることができず、共通の話題が見つけられないことがあります。
例えば、自分が音楽が好きで、相手がスポーツが好きな場合、話題を見つけることが難しくなるかもしれません。
また、自分が仕事について話したいと思っているのに、相手がプライベートな話をしたがっている場合も、話題の相違が生じることがあります。
このような場合、共通の話題を見つけることができるように、相手の趣味や関心事について調べたり、事前にアジェンダを作成したりしておくことが重要です。
また、新聞を読んだりポッドキャストを聞いてみたりすることで、自分自身の興味や知識を広げ、相手との共通の話題を見つけることができるかもしれません。
2. 1on1で使える話題
「1on1で話すことがない」と感じる理由は様々あるとはいっても、話題がないことに悩んでいる方が多いのではないでしょうか。
1on1では、お互いが話しやすい環境を整えることも大切です。
会話をする前に、どんな話題が好きか、相手がどんなことに興味を持っているかなど、相手についての情報を事前に収集することで、共通の話題を見つけやすくなります。
本章では1on1で使える話題のテーマを3つ紹介します。
仕事に関する進捗状況の報告
仕事の進捗状況に関する話題は、相手に自分の仕事の状況や進行状況を伝えることができるため、相手に対して責任感や信頼性を示すことができます。
これにより、相手と共有することで問題を予防したり、業務の効率化につながったりする場合があります。
質問例
この1週間の仕事の良かったこと・いまいちだったことは何でしたか？
今後どんなプロジェクトに取り組みたいですか、またはもっと関わりたいですか？
今後どれくらいのスケジュールで目標を達成すべきですか？また、今後の目標はこれで適切ですか？その根拠は何ですか？
また、自分の仕事や業界に関する話題は、相手との共通の話題を見つけることができるため、会話のきっかけとなります。
具体例：自分の担当業務やスキル、業界のトレンドや課題、将来の展望など
リーダーからメンバーへの質問例
あなたは将来どのようなキャリアパスを歩みたいと思っていますか？現在、その理想のキャリアパスに到達するのに必要なスキルを得ることができていますか？
あなたのキャリアアップのために、私はどうサポートできますか？
最近、業界では〇〇が(話題/課題/流行)ですが、あなたはどう感じていますか？
メンバーからリーダーへの質問例：
私は将来～～のようなことをしたい場合、キャリアアップ・能力開発のために、何をすればよいでしょうか？
業界の展望や課題について、意見を教えてください。
リーダーがキャリアを積む上で意識していたことを教えてください。
これにより、相手との信頼関係を深めることができたり、自分自身のキャリアの方向性を見つけることができたり、情報交換ができたりする場合があります。
問題点や課題についての相談
悩みを誰にも話さず抱え込んでいると、重要な問題や課題が未解決のまま見過ごされることがあります。
緊急度や重要度が高い問題が放置されると、より深刻な問題に発展する可能性があるため、早期対応が必要です。
問題や課題を1on1で共有することで、その解決策を一緒に考えることができます。
これによって、自分の考えを整理し、問題や課題を明確にすることができるため、より良い意思決定ができ、効果的な問題解決が可能となります。
弊社では、そういった「互いの状況を把握」を効率的に行うためのアクション資料をご用意しております。
具体的にお互いの状況が視覚的に分かる帳票作成のテンプレートや、作成した帳票をどのように展開していくのかなど進め方の例を示した資料となっております。
もしよろしければ以下のURLからダウンロードしてご使用ください。
具体例
・仕事とプライベートのバランスをとるために、どのような時間管理の方法があるか相談したい。
・上司や同僚とのコミュニケーションに苦手意識がある
・プロジェクトや人間関係に対するストレスやプレッシャーに対する対処法が知りたい
・部下の仕事に対するモチベーションが下がってきている点を改善したい
・業務の効率化や改善点についてアイデアが浮かばない
リーダーからメンバーへの質問例：
共有したいけど、直接話すのはちょっとストレスになるようなことはありますか？
まだやっていないことで、何か未解決のことはありますか？
ストレスを感じていることがあるとすれば、それは何ですか？
日々の仕事の中で、必要以上に大変だと感じていることがあるとすれば、それは何ですか？
仕事をする上で、どういう瞬間にやる気が出たり、達成感を感じたりしますか？
メンバーからリーダーへの質問例：
私のマネジメントスタイルのどこが良い点ですか？課題点は何ですか？
この1ヶ月間、私の存在価値は1～10のスケールでどのように推移しましたか？
私がもっと注意を向けるべきだと思うところはどこですか？
プライベートとのバランスを取るコツを教えてください。
〇〇さんとの関係で悩んでいるのですが、アドバイスをいただけますか？
相談することで、相手からフィードバックをもらい、新たなアイデアや視点を得ることができます。
また、相手が自分の意見やアドバイスを聞いてくれることで、自分自身の問題点や課題に対する理解が深まり、解決策を見つけることができるかもしれません。
ただし、相手が上司や先輩である場合は、アドバイスを求める前に、相手の立場や意見を尊重し、十分に理解した上で話し合いを進めることが重要です。
また、相手が自分自身の問題点や課題を理解し、共感してくれるような相手であることも重要です。
プライベートな話題
共通の趣味や興味関心を持つことで、会話が盛り上がりやすくなります。
たとえば、音楽や映画についての話題は、多くの人が興味を持っているため、話題を広げやすいです。
また、趣味や興味関心は、人としての個性を表現するための重要な要素でもあります。
自分の好きなことについて話すことで、相手に自分のことを知ってもらう機会にもなります。
趣味や興味関心
音楽の場合、最近聴いたアルバムやコンサートに行った話、おすすめのアーティストや楽曲などが良いでしょう。
スポーツの場合、試合の感想や自分がやっているスポーツの話、オリンピックなどの話題が挙げられます。
読書の場合、最近読んだ本やおすすめの本の紹介、自分の読書スタイルや好きな作家について話すことができます。
食べ物や料理の話
最近行ったレストランやおすすめのメニューについて話すことができます。
また、自分で料理をする人であれば、最近作った料理やレシピの紹介、食材についての知識やおすすめの調味料などについて話すこともできます。
健康やフィットネスの話
自分が普段やっている運動やトレーニングの話、健康法についての情報交換、食生活や栄養についての話題などが挙げられます。
これらの話題を通じて、相手の興味関心や趣味について知ることができるため、会話がより深まる可能性があります。
また、趣味や興味関心について話すことで、ストレス発散にもつながることがあります。
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3. 1on1の手順
事前に話題をリストアップしておく
1on1で話すために、事前に話題をリストアップすることは重要です。
リストアップすることで、話の流れを考えたり、話しにくいと感じたりしたときに確認でき、スムーズに1on1ができます。
具体例としては、1on1の相手が新しいプロジェクトを立ち上げたということであれば、そのプロジェクトに関する質問をリストアップすることができます。
また、相手が趣味が音楽であれば、最近聴いたアルバムについての話題もリストアップできます。
このように、リストアップすることで、話の幅を広げることができます。
相手の状況や要望に合わせて優先順位をつける
相手の状況や要望に合わせて優先順位をつけることが重要です。
相手が直面している問題や悩みに対して、まず優先的に話すべきであり、それ以外の話題はその後に行うようにしましょう。
具体例として、相手があるプロジェクトにおいてスケジュール遅れに悩んでいる場合、そのプロジェクトに関する話題を優先的に話す必要があります。
時間配分を考慮する
1on1での会話において、時間配分は非常に重要です。
1on1の後で「もっとこのテーマについて話しておけばよかった…」と後悔しないためにも、予定時間内に十分に話し合うことができるよう、時間配分を考慮することが大切です。
適切な時間配分をするための施策を２つ紹介します。
具体例１：リストアップ
1on1の時間が30分であれば、事前に5つの話題をリストアップし、それぞれ6分程度で話すことを目指すと良いでしょう。
具体例２：10/10/10モデル
1on1の時間が30分であれば、まず10分間、ダイレクトに気になることを話してもらい、次に10分間、リーダーが事前に設定した話題について話し、そして最後の10分間で、前の20分間の会話から得られた課題や認識を整理し、その後の具体的なアクションプランを設定します。
時間配分を考慮することで、会話の途中で話題を切り上げたり、不必要な話題を話したりすることを防ぐことができます。
フォローアップや次回の話題についても検討する
1on1の会話で話したことを忘れないようにするために、次回の話題やフォローアップのアクションアイテムについて検討することが重要です。
会話の最後に、相手がやりたいことや次回の話題を尋ねることで、次回の会話の準備をすることができます。
また、必要に応じて、次回の日程を決めたり、フォローアップする内容をまとめたりすることができます。
具体的には、会話の中で相手が何か進めたいことやアクションアイテムがあれば、その内容や期限をメモしておくと良いでしょう。
また、次回の話題として、前回の話題の続きや新しい話題を挙げることができます。
具体例1
1on1で、Aさんがストレスを感じていることを話した場合、次回の会話ではそのストレスの原因や対策についてフォローアップすることができます。
例えば、ストレスの原因が業務量の多さであれば、業務の見直しやタスクの優先順位の見直しについて話し合うことができます。
具体例2
1on1の中で、エンジニアのBさんが新しい技術に興味があることを話した場合、次回の会話ではその技術についてのフォローアップをすることができます。
その場合、次回の１on１の話題として、その技術についての研究や実装について話し合ったり、勉強会やトレーニングに参加することを提案したりすることができます。
フォローアップのアクションアイテムを決めることで、会話が現実的な成果や次回の会話の進行準備に繋がりやすくなります。
4. 1on1の話を広げる・深めるポイント・コツ
1on1の話を広げる・深めるポイント・コツを４つご紹介します。
オープンな質問をする
オープンな質問は、相手の意見や気持ちを引き出すために重要です。
オープンな質問とは、「はい」か「いいえ」以外の答えが返ってくることを想定した質問のことです。
具体的な答えが得られるように、何、どこ、いつ、誰、なぜ、どのように、などの質問を使用すると良いでしょう。
また、自分自身がその質問に答えることで、相手に自分自身を開示することもできます。
例えば、職場でのストレスについて話す場合、オープンな質問を使って、相手が感じているストレスの種類や原因を尋ねることができます。
この質問により、相手の気持ちに共感し、ストレスを解消するためにどのようなことができるかを一緒に考えることができます。
相手の意見を聞き出す
相手が話していることに注目し、質問を通じて、より深いレベルで理解しようとすることが大切です。
自分の観点にこだわりすぎるのではなく、相手が話した内容に注目し、相手の立場からの視点を理解することで、相手に共感し、話を深めることができます。
例えば、仕事の失敗について話す場合、相手がどのような気持ちであるか、どのような挑戦に直面しているかを理解することができます。
これにより、相手が失敗から何を学び、どのように成長することができるかについて一緒に考えることができます。
具体例や事実を交える
具体例や事実を交えることにより、話が具体的になり、相手に理解しやすくなります。
また、話が深くなり、共感することができるようになります。
例えば、プロジェクトについて話す場合、具体的な数字や成果を提示することで、自分たちが達成したものを明確にすることができます。
また、成功や失敗について具体的な例を示すことで、相手に自分自身を共感させ、相手との信頼関係を築くことができます。
共感やフィードバックを示す
相手の気持ちに共感し、フィードバックを示すことは、1on1で話を広げる上で非常に重要なポイントです。
共感を示すことで相手との信頼関係を構築し、フィードバックを示すことで相手にとって有益なアドバイスや情報を提供することができます。
共感を示すためには、相手の話をしっかりと聞くことが必要です。
そして、自分自身も相手の立場になって物事を考えることが大切です。
相手の感情に寄り添い、共感の言葉をかけることで、相手はより話をしやすくなります。
フィードバックを示すためには、相手の話を要約したり、自分自身の経験や知識を交えてアドバイスを提供したりすることが必要です。
注意するべき点として、相手に対して過剰なアドバイスを与えたり、批判的な意見を述べたりすることは避けるべきです。
相手の意見を尊重し、建設的なアドバイスを提供することで、相手との信頼関係を構築し、話を広げることができます。
5. まとめ
本記事では、「話すことがない」理由や背景を理解することから始まり、実際に使える話題や話を広げるためのコツを紹介しました。
1on1でのコミュニケーションに苦手意識を持っている方や、相手との共通の話題がないと感じる方も、1on1で使える話題や手順、ポイントを把握すれば、会話を深めることができます。
1on1で話すことがないと感じるエンジニアも、これらのヒントを参考に、より有意義な会話を楽しめるように、有意義なものになるよう、少しずつ1on1で実践してみましょう。