新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークに取り組むようになりました。
しかし、テレワークをする際、対面と比べて人と距離を感じてコミュニケーションが取りづらい、と感じることはありませんか？
テレワークのメリットは多くありますが、コミュニケーションの不足は大きな課題の一つです。
本記事では、テレワークでのコミュニケーションの課題と改善方法について紹介します。
1. テレワークでのコミュニケーションの課題
情報共有の不足
オフィスでのコミュニケーションは、日常的に情報共有が行われますが、テレワークではその機会が失われてしまいます。情報共有が不足することで、チームのコミュニケーションがスムーズにいかないことがあります。
コミュニケーションが不足することで、メンバーのチームや組織に対する帰属意識が減少し、モチベーションが下がる可能性があります。
また、テレワークでは、対面で発生していた偶発的な出会いによるコミュニケーションがなくなったことにより、必要最低限のコミュニケーションしかとらない傾向にあります。
これにより、業務における情報共有不足だけでなく、社内外での人脈作りに対するハードルも高くなります。 特に新しくチームや組織に参加した社員は、疎外感を感じやすくなってしまう可能性があります。
コミュニケーションツールの多様化による煩雑化
テレワークでは、コミュニケーション手段の選定が重要になります。 メールやチャット、ビデオ会議など、目的に応じて適切な手段を選択することで、コミュニケーションの質を向上させることができます。
しかし、対面でのコミュニケーションに慣れている場合、電子メールや電話、ビデオ通話など複数のコミュニケーションツールを定期的に確認したり使い分けたりすることにもどかしさを感じることが多い可能性があります。
コミュニケーションの遅延
テレワークでは、コミュニケーションの遅延が生じることがあります。 タスクの依頼や情報の共有が遅れることで、チームの作業効率が低下する可能性があります。
オフィスにいれば、相手がどのような状況かわかり、声をかけるタイミングを見つけやすいですが、リモートの場合は相手の状況がわかりにくいため、困っていても声をかけづらいという問題が生じます。
対面でいればすぐに聞けることも、テレワークになると声掛けを迷っている間に、時間が経過してしまいます。報告するべきか迷っている間にトラブルが大きくなった場合、報告が遅れたことを追及される可能性もあります。
また、テレワークではすぐに返事がくるとは限らないため、意思疎通が図りにくくなることも、チームワークに影響を及ぼす可能性があります。
2. テレワークでのコミュニケーション改善方法とポイント
共感の提示
対面でのコミュニケーションに慣れていた以前の状況からテレワークやハイブリッドワークに移行する場合、メンバー全員が大小にかかわらず戸惑いや抵抗・ストレスを感じます。
そのような状況下の中で、すべてのメンバーに対して共感を持つこと、そして自分の共感を示すことが重要です。 「自分はテレワークに適応しているから君ももうそろそろ慣れたほうが良いよ」というような、突き放すようなコミュニケーションの姿勢は厳禁です。
移行期間中も積極的に一人一人にサポートをする姿勢を示し、お互いが疑問や懸念を伝えることができるようにしましょう。 少しの思いやりをもってオープンな対話をすることで、チーム内での円滑なコミュニケーションができる長期的な環境作りに大きな効果が期待できます。
挨拶で距離を縮める
テレワークで直面する最大のコミュニケーションの困難は、対面と比べて人との交流接点が少ないことです。特に、テレワークやリモート会議など、オンラインでのコミュニケーションでは、相手の状況を把握することが難しく、声をかけづらいという問題があります。
この問題を完全に回避することは難しく、特に物理的に距離がある場合はなおさらです。
しかし、物理的に離れていても、メンバー同士のつながりを感じられるようにすることは可能です。その一つは、オフィスにいるときと同じように同僚と気軽に話すことを奨励することです。
一番簡単な方法は挨拶から始めるカジュアルな会話です。
ポイントは３つあります。
チャット機能
１つ目は、チャット機能を活用することです。
チャットを利用することで、相手のオンライン・オフライン状況や業務の進捗状態を確認し、相手に負担の少ない適切なタイミングで声をかけることができます。
カメラ機能
２つ目は、カメラをオンにすることです。
ビデオ通話を行う場合は、相手の表情や様子を確認することができます。カメラをオンにしておくことで、細かい表情や声のトーンから相手の状況や状態を把握しやすくなります。
ステータス管理
３つ目は、ステータスの設定を活用することです。
テレワークやリモート会議の場合、ステータスを設定することで、自分の状態を伝えることができます。
「電話中」「休憩中」などのステータスを設定しておくことで、相手に自分の状況を伝えることができます。
チャットで相手のステータスを見て話す時間がありそうだとわかった場合、カジュアルなチャットの場で「おはようございます」と声をかけたり、朝に数分程度ビデオ会議ツールで雑談する時間を作ったりしてみましょう。
そうすることで、離れた場所で働くチームメンバーの孤独感が少しは和らぐはずです。
カジュアルなコミュニケーションの場の設置
対面ではメンバーの最近の体調や趣味の話などを雑談できたのに、テレワークになるとチームに仕事以外のことを話す場がないと感じていませんか。
社内のメッセージプラットフォームで雑談用のチャンネルを設置することで、チームメンバーに対して「仕事の同僚」としての距離の壁を壊しやすくなります。
チャンネルの具体例としては、
・メンバーが飼っているペットの写真を投稿するチャンネル
・メンバーが最近食べたご飯を共有するチャンネル
スポーツ、映画、料理など、さまざまな話題で仕事以外のメンバーとのつながりを持つきっかけになり、社内での人脈作りに活かすことができます。
コミュニケーションツールの活用
先述したように、テレワークでは、コミュニケーション手段の選定が重要になります。
コミュニケーションツールを上手に活用することで、テレワークでも円滑なコミュニケーションを実現することができます。代表的なツールとして、チャットツールやビデオ会議ツールがあります。
複数のコミュニケーションツールを使い分けることは、最初は少し戸惑うかもしれませんが、練習することでスムーズになることがあります。
意識すべきポイントは、4つあります。
各ツールの使い分け基準の策定
各ツールの利点や欠点を理解し、どのようなシチュエーションでどのツールを使うかを事前に決めておくことが重要です。各メンバーの状況や業務の優先順位、依頼のフォーマル度など、様々な基準があります。
たとえば、緊急性が高い場合は電話を使い、メールはよりフォーマルなやり取りに使い、ビデオ通話はリアルタイムでのコラボレーションに適しています。
スケジュール設定
ツールの使い分けについての計画を立てることで、混乱を避けることができます。
たとえば、朝にメールの確認を完了し、他の時間帯には電話やビデオ通話をするといった具合に予定を組むことができます。
優先順位の設定
常に複数のタスクがある場合、優先順位を設定することで、どのツールを優先的に使うべきかを決めることができます。
たとえば、緊急のメールには優先的に対応し、その後、電話やビデオ通話をするといった具合に優先順位を設定することができます。
ツールに慣れるための研修・練習
新しいツールを使うことに慣れるには時間がかかりますが、練習することでスムーズになることがあります。
たとえば、チームで新しくツールを導入した際は、全員で使用方法のマニュアルを確認して動作の流れを共有しておくことが望ましいでしょう。
また、ビデオ通話を使う場合は、事前にカメラやマイクのテストをしておくことが重要です。
弊社では、そういった「チーム内のコミュニケーション活性化」のためのアクション資料をご用意しております。
具体的に、チャットルールというワークを通して、各メンバーが円滑なコミュニケーションを取れるようなアクションを示した資料となっております。
もしよろしければ以下URLからダウンロードしてご使用ください。
オンラインミーティングの活用
テレワークでは、肉体的だけでなく、精神的、感情的にも孤立しがちです。これは、メンバーの幸福度と仕事への満足度の両方にリスクが発生します。
メールやチャットといった文面のみのコミュニケーションや音声のみの電話だけでなく、相手の顔の表情が見えるオンラインミーティングに変えることで、チームは電話では得られない対面でのつながりを得ることができます。
これにより、社員同士のつながり、コミュニケーション、コラボレーションがより円滑になります。
ポイントは、ミーティングの前には事前に議題を共有し、ミーティング中は発言者を明確にすることに気を付けてみましょう。 メンバー全員の認識が一致した前提のもと、円滑なコミュニケーションを実現することができます。
また、余裕があったら言葉以外の部分、例えば身振り手振りや声のトーンを意識してみましょう。 コミュニケーションの55%はボディランゲージ、38%は声のトーン、7%は実際に話される言葉と言われています。
スライドや画面を共有することに集中するだけでなく、カメラのほうを見たりメンバーの様子をうかがいながら声のトーンを調整したりしてみましょう。
3. テレワークでのコミュニケーションに必要なスキル
テレワークでのコミュニケーションに必要なスキルとしては、以下が挙げられます。
オンライン上でのコミュニケーションスキル
テキストチャットやビデオ会議など、オンライン上でのコミュニケーションに必要なスキルは、適切なタイミングでの発言や、相手の表情や声のトーンなどから伝わる情報を読み取る力が必要です。 特に顔や声のトーンが分からないテキストコミュニケーションにおけるポイントは、明確で簡潔な文章を心がけることです。
簡潔なコミュニケーション、と聞くと簡単に聞こえますが、実践するのは難しいのは周知の事実です。 メッセージの背後にある意図を見極め、できるだけ少ない文字数で要点を伝えることでコミュニケーションを誤解なく円滑に進めましょう。
＜具体例＞
NG例：
「それで、週一回のミーティングを午後5時ではなく、正午にするのはどうかと思うんです。私は午後から自宅で仕事をする予定なので、その方が楽かなと思って。どうでしょう？」
OK例：
「週次ミーティングの時間について相談があります。個人的な都合ではありますが、今後は出社が午前のみため、ミーティングの時間を今の17時から12時に変更していただきたいのですが可能でしょうか？ 」
アイデアの共有・フィードバックスキル
テレワークでは、対面でのコミュニケーションよりもアイデアの共有やフィードバックがしにくくなります。そのため、適切な言葉選びやフィードバックの仕方を習得し、円滑なコミュニケーションを行うことが必要です。
フィードバックや共有する際に気を付けるべきポイントは以下のものがあります。
相手に合った言葉選びになっているか
（専門用語を説明なく使用していないか）
連絡する時間帯は最適か
（フィードバックしたい出来事から時間がたちすぎていないか、相手が忙しい時間帯に連絡していないか）
共有すべき事項が整理されていて明確なものか
（例：「私の解釈は...」、「あなたの説明から、...と解釈したのですが間違いないですか？」と事実、解釈、判断 を明確に分けて発言する）
4. まとめ
テレワークでのコミュニケーションは、対面でのコミュニケーションとは異なる課題がありますが、コミュニケーションツールの活用やルールの策定、オンラインミーティングの活用などを行うことで、円滑なコミュニケーションを実現することができます。
また、オンライン上でのコミュニケーションは、顔の表情や身体言語を見ることができないため、相手の気持ちや意図を読み取るのが難しくなることがあります。
そのため、意識的に相手の言葉や表現を確認すること、また、自分自身の表現や言葉遣いにも注意することが大切です。
テレワークが一般化する中で、より良いコミュニケーションを実現することは、企業の成長や社員のモチベーション維持にもつながります。 しっかりとしたコミュニケーション戦略を立て、適切なツールやルールを導入することで、テレワークでもチームとの協力のもとプロジェクトを進めていきましょう。