現代の社会はあらゆる価値観や常識が目まぐるしく変化するVUCA時代と呼ばれています。
組織としても個人としてもそういった社会を生き抜くために必要なこととして「プロアクティブ行動」に注目が集まっています。
プロアクティブ行動とは、自ら積極的に未来を作り上げていく行動であり、リアクティブな行動をとる割合の多い日本社会において、なおのこと重要視されています。
こちらでは、プロアクティブ行動の概要から、その種類、組織が得られるメリットやプロアクティブ行動を促す具体的方法などを簡単に解説します。
こちらを最後まで読んで頂ければ、プロアクティブ行動について理解することができ、現代社会を生き抜けるような組織に成長させることができるでしょう。
1. プロアクティブ行動とは？
プロアクティブ行動とは、
個人が組織や自分自身に対して自ら率先して影響を与えようとする未来志向の行動のこと
です。
2008年にマイケル・グラント氏の論文の中で組織心理学研究に影響を与えるものとして研究されてきた比較的新しい概念です。
プロアクティブ行動は、「イニシアティブ志向」と「チェンジ志向」によって成り立っています。
「イニシアティブ志向」とは、自らが主体的になって積極的に行動を起こすことであり、
「チェンジ志向」とは、自身の役割や組織に求められていることに合わせて自分自身を変化させていくことです。
つまり、プロアクティブ行動は「自主性」と「変革性」が組み合わさった行動だと言い換えることもできます。
例えば、キャリアアップのために自らスキルを学ぶこと、上司に積極的に質問をして課題を解決すること、組織に働きかけてイノベーションを起こすこと、などが挙げられます。
積極的に未来を変えようとするプロアクティブ行動は、これからの社会に求められている必須スキルです。現代社会を生き抜くために、プロアクティブ行動を取れる人材をいかに育成しておくかが組織の今後の大きな課題となっていくことでしょう。
2. プロアクティブ行動が注目されている理由
プロアクティブ行動は現代社会において特に重要性が高まっています。
その理由としては、現代の市場の変化の早さやイノベーションの必要性が背景にあります。
現代社会は、あらゆるものの価値観が即座に変化をして未来に予測がつかない、混沌としたVUCA時代に突入しています。
そんな中で、変化に対応して時代を生き抜く組織にするためには、変化への対応策や課題解決を先取りできるようなプロアクティブ行動が必要だとされています。プロアクティブな行動ができず、変化に追われて時代に取り残されてしまうと組織の未来はありません。
また、市場がグローバルになり、顧客もライバル会社も国境を超えるようになった今、これまでの価値観にとらわれない新しい商品やサービスを生み出す必要があります。
そうしたイノベーションを起こす精神性や発想は、プロアクティブ行動の積み重ねによって生まれてきます。
プロアクティブ（proactive）の対義語でリアクティブ（reactive）という言葉があります。
リアクティブとは「受動的・受け身、ことが起こって行動をする」といった意味合いですが、従来日本人はリアクティブな傾向が強いとされてきました。
かつて日本は正解を求める教育・トップダウン的指導が常識とされており、プロアクティブな行動が毛嫌いされてきたからです。
しかし、先程説明したように、今は価値観が大きく変わり、社会全体もグローバル化しています。プロアクティブ行動を起こすことはこれからの時代を生きるための必須項目といえるでしょう。
3. プロアクティブ行動の3つのプロセス
これまでリアクティブな考え方や行動をとっていた我々日本人にとっては、いきなりプロアクティブ行動をしろ、と言われても難しい部分があるかと思います。そこで、プロアクティブ行動を実践に繋げるガイドラインとして3つのプロセスに関して解説をします。
以下の具体的なステップに落とし込むことで誰でも簡単にプロアクティブ行動に取り組めるようになることでしょう。
社会的プロセス
プロアクティブ行動の最初のステップは、社会的プロセスです。
社会的プロセスとは、自分自身の関わる社会(企業・組織・部署など)において、より良い人間関係を構築して、お互いの役割や地位や関係性を意識しながら行動を起こすことです。
社会的プロセスの例としては、自ら積極的に上司を食事に誘ったりすること、部署を超えたコミュニケーションを自らはかること、懇親会や部活動など業務以外での交流を積極的にすること、などが挙げられます。
社会的プロセスを踏むことで、自分をオープンに表現することができるようになるだけでなく、自分の味方をしてくれる人も増えるので、この後のステップにもあるプロアクティブな行動を起こしやすくなります。
また、自分だけでなく、自分の周りにいる人にもポジティブな影響を与えることになるので、組織全体の活性化にも繋がります。良い仕事は良い人間関係から生まれます。社会的プロセスは、プロアクティブ行動を起こすための土台なのです。
仕事の構造を把握するプロセス
社会的プロセスの次のステップは、仕事の構造を把握するプロセスです。人間関係を理解して深められたら、仕事に関する理解を深めます。
仕事の構造を把握するプロセスとは、自分が担当している仕事の内容や意義を十分理解することと同時に、組織全体の中で自分の仕事が他の仕事とどう関連しているのかを把握することです。
具体的な例としては、自ら業務に関する勉強会を主催する、外部のセミナーに参加する、自分の仕事に必要になるスキルを習得する、などといったことが考えられます。
このプロセスを踏むことで、自分の担当する仕事の効率化や最適化をはかれるだけでなく、他の部署との連携も取りやすくなります。
発達と変化のプロセス
プロアクティブ行動の最後のステップは、発達と変化のプロセスです。このプロセスは、自分自身の能力・スキルを向上させて、それと同時に自身の環境も変化・拡大させていく行動のことを指します。
例としては、自分発信のアイデアや見つけたビジネスチャンスなどを生かすために上司に新規事業の立ち上げを提案すること、転職エージェントに登録して近しい業界の情報を得ようとする行動などが挙げられます。
現状を変化させていこうとするチェンジ志向の代表的な行動であり、このプロセスによって、自己の成長と組織の発展のといった広い範囲への効果を発揮させることができます。
注意しなければいけないのは、変化や発展をすることは過去を全面的に否定するということではない点です。あくまで、これまでの礎を基準にしながらもそれらを変化・発展させていく意識を持ちましょう。
だからこそ、順番にステップを踏んでいくことがとても大切なのです。
4. プロアクティブ行動の種類と例
プロアクティブ行動に関して、少しずつ理解ができてきたかと思います。前章で説明したようなプロセスを踏みながらも実際に行動を起こしていくことは必要なのですが、具体例がないとなかなかイメージがしづらいかと思います。
そこで、ここでは具体的なプロアクティブ行動の種類とその例をいくつか紹介します。以下を参考にして、実際に行動を起こしてみましょう。
革新的な行動
革新的な行動とは、チェンジ志向に基づいた、仕事を改善するための行動です。仕事に対する捉え方ややり方を改善して、既存のあり方から革新的なものへと変えていこうとすることです。
簡単にできる具体例としては、仕事を行う現場のレイアウトを変更すること、使用する道具の配置を変えることなどが挙げられます。
より影響力を強くできるのであれば、業務のフローの改善や優先順位の変更なども革新的な行動の１つといえるでしょう。
歴史や伝統が色濃く残っている組織では、効率が悪いのにそのまま放置されている悪癖などが多く見受けられます。
そういったことに勇気を持ってメスを入れて、改善していくプロアクティブな行動が必要です。
フィードバック探索行動
フィードバック探索行動とは、その言葉の通り、自ら進んで周囲からのフィードバックを求める行動のことを指します。
上司や同僚に自ら進んで質問をして、自分の課題やその解決策を明確にしようとすることです。
自分を成長させるため、組織を大きくしていくための主体的な行動であり、このフィードバック探索行動を組織のメンバー全員が行えるようになると、育成にかかるコストを大きくおさえることができます。
フィードバック探索行動を促すためには、最初の段階では上司や人事の方から声をかけてあげることが大切です。
それを何度か繰り返しながらも、今後は自らフィードバックを求めることを促すような声かけをしましょう。
関係性構築行動
周りの人たちとの関係性を自ら構築していくことも、プロアクティブ行動の代表例の1つです。前章で説明した、3つのプロセスの内の1つ「社会的プロセス」とも近しい行動です。
関係性構築行動の例としては、自ら進んで上司や同僚と食事に行く、リフレッシュスペースなどで他部署の人と話をする、自分のまとめる組織のメンバーと雑談をする、などといったことが挙げられます。
また、自社のみならず、社外の人たちとの交流をはかることも関係性構築行動の1つです。
単純な営業のみならず、セミナーや交流会にも積極的に参加して、多くの人と関係性を作っていけるのも素晴らしいプロアクティブ行動です。
5. プロアクティブ行動によって組織が得られるメリット
メンバーにプロアクティブ行動を促すことによって組織にどんなメリットがあるのかを具体的に解説します。個人の行動が組織全体の成長に大きく関係します。
以下に紹介するメリットはプロアクティブ行動の結果のほんの一部ですが、しっかりとチェックしてプロアクティブ行動を促す指標にしましょう。
社員のスキル・モチベーションアップ
メンバーがプロアクティブ行動を取れるようになると、メンバーのスキルが大きく向上します。自らあらゆることを学習していくので、スキルや経験が積み重なり、成長速度も飛躍的に上がります。
メンバーのスキルが上がると、業務をスムーズに行えるようになり、組織全体の業績にも大きく影響するでしょう。
また、スキルが高まり結果が出せるようになると、メンバーのモチベーションも高まります。
モチベーションが高まると、さらに学ぶ意欲が刺激され、好循環を生み出すことができます。
組織のパフォーマンス・生産性の向上
メンバーのスキルが高まり、個人の能力が発揮されると組織全体のパフォーマンスも上がります。生産性が向上するだけでなく、業務の精度も高くなり、ミスやトラブルも減らすことができるでしょう。
また、現状の業務のフローや抱える問題に関してもメンバーが自ら解決をしてくれるので、あらゆる点が改善されていきます。
プロアクティブ行動に慣れている人は自らフィードバックを求めてくれるので、育成の手間も省けます。
全員が主体的な組織はあらゆるコストをカットでき、本来組織が目指すべき方向性に純粋に進めるようになるのです。
メンバーが組織に馴染みやすくなる
プロアクティブ行動ができる人は新しい環境への適応が早く、すぐに組織に馴染むことができます。
特定の組織に限定されない人材がいることによって、人事にも柔軟性も生まれ、あらゆる人材を適材適所で配置することができます。
また、新入社員や中途採用の社員に対してもすぐに関係性を作ることができます。
人材の流動性も高く、あらゆる人と組織をともにする機会の多い現代社会においては、プロアクティブ行動ができる人材は重宝されるでしょう。
6. プロアクティブ行動を導入する際の注意点
プロアクティブ行動によって組織が得られるメリットは数多くあります。しかし、その一方でプロアクティブ行動を導入する際にいくつか注意点が存在することも事実です。
プロアクティブ行動の注意点について簡単に解説しましょう。
人間関係のトラブルにつながる可能性
プロアクティブ行動が強いメンバーは、自我が強く、扱いにくいといった印象を周りに与えてしまいます。
そういったタイプが苦手な人同士がチームになった場合、軋轢を生み、トラブルに発展してしまうこともあり得ます。
プロアクティブ行動をとることは自我を通して他者に迷惑をかけることではありません。あくまで、自ら進んで自分や組織を良くしていこうとすることです。
その点を履き違えないように意識をしましょう。
マイナス評価を受ける可能性
プロアクティブ行動は基本的には良い効果を組織にもたらしてくれる行動であり、評価に値すべきものです。
しかし、そういった評価基準がしっかりしていなかったり周りの人との信頼関係が構築できていなかったりするとマイナスの評価を受けてしまう可能性もあるのです。
例えば、プロアクティブ行動が強すぎるが故に勝手な行動を起こしてチームの輪を乱す存在とされたり、自分の判断で業務のルールを変更してしまい、周りから煙たがられたりといったことがあります。
組織として、プロアクティブ行動を起こす社員が正当に評価される基準を作ることは必要ですし、個人としては、組織のルールや風土を意識して行動を起こすことが必要でしょう。
ルーティンワークには適さない
プロアクティブ行動は倉庫作業や工場での作業といったルーティンワークには適さないとされています。
ルーティンワークはすでにシステムが構築されており、そこに新しいルールや基準を加えると大きなひずみが生まれてしまい、業務に支障を来たす可能性があるからです。
ルーティンワークが基本となっている業種に関しては、業務の進め方に変革をもたらすのではなく、それ以外の点を変化・改善させていくように意識すると良いでしょう。
そうなると、いずれ業務にも良い影響が与えられ、健全な変革がもたらされるはずです。
7. プロアクティブ行動を促すためには
プロアクティブ行動を起こすためには、個人だけでなく組織の協力も必要です。
組織内であらゆる人材がプロアクティブ行動を起こしやすい環境にするためには、組織はどんな行動をとるべきなのかをいくつか紹介しましょう。
チーム制を導入する
プロアクティブ行動を促すためには、初期の段階ではチーム制を導入するのが良いでしょう。組織内にはプロアクティブ行動が得意な人とそうでない人が存在します。
チーム制にすることで、プロアクティブ行動が得意な人と苦手な人を一緒のチームにすることによってお互いをサポートする関係性を作れます。
また、苦手な人にとっては近くでプロアクティブ行動をとる人の動きを見ることができるので大きな学びとなり、自分がプロアクティブ行動を起こせる人材に成長していくことでしょう。
ミッションを明確にする
プロアクティブ行動をとるにしても、企業・組織がどこに向かっているかが明確でないとどのように改善していけば良いかが分かりません。
組織のミッション・目的・ビジョンを明確に言語化して、それをメンバー全員に共有し、浸透させる。
そうすることで初めて個人も向かうべき方向が見えてきて、プロアクティブな行動を起こすことができるのです。
心理的安全性を確保する
こちらは、プロアクティブ行動を促すためにはとても大切な点です。
メンバーが誰しも積極的に行動を起こせるようになるには失敗を責めない雰囲気・失敗を許容する風土が絶対的に必要です。
何か挑戦をして、出る杭になってしまうと非難されるのではないか、嫌われてしまうのではないかといった不安や心配があるとプロアクティブ行動は生まれません。
組織全体で意識して、心理的安全性の高い組織を作るように意識しましょう。そのためには、メンバー同士の相互のコミュニケーションを活発にする必要があります。
1on1で個別に話す時間を作ったり、交流会を開催したりと、メンバー同士が良好な関係を作れるような施策を打ち出していくと良いでしょう。
そうすると、お互いの価値観を理解しあえるだけでなく、抱えている悩みや不満なども早い段階で見つけることができます。
お互いをサポートし合えるような、心理的な安全性の高い組織を作っていきましょう。
心理的安全性についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。よくある間違いについても解説してますのでぜひご覧ください。
メンバーに裁量権を与える
プロアクティブ行動が取れるようなメンバーを育てるためには、ある程度の裁量権を与えることが効果的です。
例えば、業務の手順ややり方、スケジュールの管理やプレゼンの内容など、あらゆる点においてメンバーそれぞれが自分の決定によって動かせる範囲を指定してあげます。
その際には、従来の型にはめすぎず、メンバー個人の価値観に従って決定させることが大切です。その後、その決定が正しかったのか、改善点はあるのかなどをフィードバックすることも同様に重要なことです。
こうして裁量権を与えられたメンバーは自分で考えて行動する習慣が作られ、プロアクティブ行動を取れるように成長していくはずです。
評価基準を見直す
注意点でも説明したように、プロアクティブ行動に対する評価が正当なものでないと積極的に行動を起こしづらくなってしまいます。
プロアクティブ行動を促したいのであれば、メンバーの主体的な行動・積極的な挑戦を評価対象にするようにしましょう。
また、スキルの習得や業務の習熟に関しても評価を与えられると、学びに対して積極性が生まれることでしょう。
プロアクティブ行動を促していても、評価基準が従来の価値観のままだと矛盾が生じてしまいます。
新しい価値観にも目を向けながら、組織内の評価基準も常に見直す意識を持ちましょう。
研修とフィードバックの機会を増やす
プロアクティブ行動を促したいからといって「はい、やってください」ではなかなか難しいことは想像ができるかと思います。
プロアクティブ行動に関して、全く知識もなければイメージもできていないメンバーも数多くいることかと思います。そのため、組織としてはまずは研修や勉強会を開いて、メンバーの学びの場を提供する必要があるでしょう。
また、そういった学びから得たものをフィードバックして学習したものを定着させることも必要です。
このようなサポートをして、一度学んでしまえばあとはメンバーが自主的に行動をして、自ら学びを深めていってくれることでしょう。
8. プロアクティブ行動について学べる書籍
最後にプロアクティブ行動について学べる選書を紹介します。プロアクティブ行動は抽象性が高い概念です。書籍で学ぶことが大きな学習効果を発揮することでしょう。
『〈先取り志向〉の組織心理学--プロアクティブ行動と組織』 古川久敬・山口裕幸
九州大学大学院の教授である古川氏と山口氏の共同編集による、プロアクティブ行動に関する学術書です。
あらゆる学者・研究者の言説を1冊の本にまとめたこちらは、プロアクティブ行動について体系的に学べる教科書的な本です。
やや内容が学術的であり硬いイメージがあるかもしれませんが、プロアクティブ行動について学ぶのであれば、必ず目を通しておきたい一冊です。
『チームが機能するとはどういうことか──「学習力」と「実行力」を高める実践アプローチ』 エイミー・C・エドモンドソン
ハーバード・ビジネススクールの教授であるエイミー・C・エドモンドソンによる名著です。
こちらは、個人のプロアクティブ行動を促すために、組織はどういった働きかけをすれば良いのかということを分かりやすくかつ、実践的にまとめた一冊です。
副題にある「学習力」と「実行力」とは、まさにプロアクティブ行動を構成する柱のような力です。
本書を読み、組織作りを見直すことによって、組織で働く人たちがプロアクティブ行動を起こせるような土壌を作ることができるでしょう。
『プロアクティブ仕事術 コンサルタントが３年目までに身につける仕事をデザインする方法』 石川和幸
こちらは社会人になりたての人がプロアクティブ行動を身につけていくためにはうってつけの素晴らしい本となっています。
自身もコンサルタントとして働いていた経験がある著者が、プロアクティブに仕事をデザインしていくための考え方や具体的な方法を伝授してくれます。
何より読みやすく分かりやすいので、あまりビジネス書を読み慣れていない人にとっては最高の味方になる良著です。
9. まとめ
プロアクティブ行動は、これからの社会を生き抜いていくために積極的に起こしていきたい重要な行動です。
自主性と成長性が求められる昨今、こちらの記事で学んだことを意識してプロアクティブ行動を起こせるような人材に成長していきましょう。
また、組織を管理する立場にある人たちは、メンバー全員がプロアクティブ行動を起こせるような組織を作っていくことを意識しましょう。
LEADERSでは今後も、リーダーやマネージャーに向けた有益な情報を随時発信しております。
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