マイクロマネジメントとは？部下のモチベーションを高めるためのマネジメント方法

近年、組織マネジメントや人事管理領域で話題のマイクロマネジメント。おもに部下への過干渉を示すこの言葉ですが、チームマネジメントにおいては「好ましくない管理方法」とされています。

ただ、一方で変化の激しい時代においては「細かな業務管理も必要」と、マイクロマネジメントを推奨する管理者がいるのも事実です。

今回はマイクロマネジメントの意味や具体的な事例、そしてマイクロマネジメントとマクロマネジメントを比較し理想的な組織論について考察します。

1. マイクロマネジメントとは「過干渉な管理方法」のこと

マイクロマネジメントは、文字通り「過干渉な管理方法」を意味する言葉です。細部にわたり部下の行動を管理し、部下に決定権を与えず、何から何まで上司が管理するのがマイクロマネジメントです。

業種によっては細かな管理も必要ですが、干渉しすぎると部下の自主性や創造性を失い、結果として組織全体の生産性を下げる原因にもなってしまいます。

マイクロマネジメントとマクロマネジメントの違い

マイクロマネジメントと対照的なのが「マクロマネジメント」です。

マクロマネジメントは、大局的な視点で物事を管理し、部下に一定の自由度を持たせ結果のみを重視するマネジメントスタイルです。部下の自主性を重んじるこのスタイルは、創造的なアイデアにつながることも多く、近年の組織運営においては推奨される傾向にあります。

マイクロマネジメントとマクロマネジメントを比較すると、生産性やクリエイティブ性は、マクロマネジメントをした組織のほうが高くなる傾向があります。

ただ「どちらの管理方法が正解なのか？」という点については難しい問題です。企業風土や組織運営の目的、業種などによっても管理方法は異なるでしょう。また「干渉主義」と「放任主義」など、組織論を極端な方法で分類するのも少し無理があります。

実際の現場では、自社組織にマッチするように、マイクロマネジメントとマクロマネジメントのハイブリッド型を検討してもいいかもしれません。

上司がマイクロマネジメントをやってしまう理由

多くの上司がマイクロマネジメントに陥る背景には、複数の理由があります。一例をあげると次のような理由です。

どれも背景としては理解できますし、企業のリスク回避という面ではマイクロマネジメントも必要な管理手段といえるかもしれません。しかし、部下の成長や組織全体の活性化を考えると、マイクロマネジメントがもたらす影響はマイナス要素のほうが大きいといえます。

マイクロマネジメントが注目されるようになった背景

マイクロマネジメントが注目される背景のひとつに「働き方改革」があります。働き方改革により会社員の労働時間は減り、限られた時間のなかで結果を出すことが求められるようになりました。

時間効率が求められるなかマイクロマネジメントをしてしまうと、結果として部下の業務は増え、部下の業務を管理する上司側の業務量もさらに増えることになります。また、競合が激化する市場やグローバル社会で成長し続けるには、若い世代に仕事を任せ、自由な発想でプロジェクトを推進していく組織力も必要でしょう。

上記のような背景から、近年組織マネジメントの方法論が注目されています。

2. マイクロマネジメントが原因で部下のモチベーションを下げる具体的な事例

ついマイクロマネジメントをやってしまう上司のなかには、自分の誤ったマネジメント方法に気づいていない人もいます。

では、どんな具体的な行動が「マイクロマネジメント」と言えるのでしょうか？

具体的な事例としては下記のようなケースが該当します。

頻繁に部下の行動をチェックする

部下の業務進捗を頻繁にチェックする管理手法は、マイクロマネジメントの代表的なものです。業種にもよりますが、部下からの日報をもとに毎日30分程度のトラッキングをする上司もいます。

部下の行動を頻繁に管理したがる上司には、「部下に対する不信感」「完璧な結果を求めるプレッシャー」などの深層心理が背景にあるのかもしれません。しかし部下への頻繁なチェックは、自主性を奪いモチベーション低下につながります。

部下への指示が細かすぎる

指示した業務について権限を与えず、本来部下が考えるようなことまで細かい指示を与えてしまうのも、マイクロマネジメントの特徴です。

例えばパワーポイントの資料作成を依頼するときに、「文字の色」「フォントの種類や文字サイズ」など、細部にまで指示を出す上司もいます。

細かすぎる指示は「上司の指示通りに業務遂行ができてミスがない」といったメリットがあるのかもしれません。しかし、自由度がなくなった部下からは、アイデアを生む創造性や提案能力を奪ってしまいます。

意思決定の権限を与えない

意思決定の権限を与えないのも、マイクロマネジメントの代表的な特徴です。

例えば製造工程を管理する部署において、上司がすべての工程の決定権限を持ち「言われたことだけをやるように」と指示している事例もあります。

たしかに細かな指示を与えるのは必要なことですが、部下は指示待ちになってしまい「言われたことだけをやればいい」と、受動的な部下が育ってしまいます。

下記は独立行政法人 労働政策研究研修機構が行った「管理職ヒアリング調査結果　管理職の働き方と職場マネジメント」の内容です。アンケート調査の結果からも、部下に権限を与えないと業務効率化が下がってしまう現状が見てとれます。

重要な方針や目標は上司が提示しても、現場での細かな決定権限は部下に与えるほうがモチベーションはアップします。

過剰に報告を求める（会議が多い）

マイクロマネジメントでは、部下の業務進捗を常に把握しようとする傾向がみられます。そのため「頻繁に会議を行う」など、過剰に報告を求めるケースも散見されます。

会議の目的は本来意思決定の場であるのが理想ですが、マイクロマネジメントでは「報告と確認」が主な議題となります。メールなどで済むような報告でも、部下は報告資料を作成し会議で発表することが求められるため、さらに業務時間を圧迫します。最悪の事例としては「会議のための打ち合わせ会議」がおこなわれている事例もあります。

3. マイクロマネジメントがもたらすチームへの影響

マイクロマネジメントが常態化してくると、次のような影響が出ます。

マイクロマネジメントをする上司は、業績向上を目標に細かく管理しようとするわけですが、過剰な管理は効率化を妨げ組織の衰退につながります。

影響1：メンバーの自主性が損なわれる

マイクロマネジメントの最も顕著な影響は、メンバーの自主性の喪失です。上司が具体的な業務手順や方法を細かく指示することで、メンバーは自ら考える機会を失います。自主性がなくなると、メンバーは自ら考えることや新しい手法にチャレンジすることをやめてしまい、組織の成長は止まります。

逆に自主性を尊重すると、メンバー自身の創造性や問題解決能力は向上し、組織の成長にもつながります。

影響2：上司と部下との信頼関係が失われる

マイクロマネジメントは、組織内の「信頼関係」を損なうリスクをはらんでいます。部下は、上司の過度な介入を「不信感や疑念」と感じることが多く、これが信頼関係の低下を招くのです。

信頼関係が失われると、上司からの批判や報復を恐れ、部下は上司に対し正直な意見を言うのをやめてしまいます。また、信頼関係が損なわれることで、お互いに指示や報告が増え、結果として業務効率が下がってしまうのです。

上司と部下の信頼関係は、組織の健全な運営や成長のための鍵となります。マイクロマネジメントにより信頼関係が失われモチベーションが下がると、やがて組織は衰退していくかもしれません。

影響3：ストレス増加による離職率の上昇やチーム崩壊

上司の過度な介入や報告要求は、部下のストレス源となり、これが離職率の上昇やチームの崩壊を招きます。部下のストレスが高まるとチーム内の人間関係も悪くなり、当然ながらチームワークも崩れていくでしょう。

事実、内閣府の資料「就労等に関する若者の意識」によると、若年層の退職理由で比較的多いのが「人間関係がよくなかったため※23.7％」で、「仕事が自分に合わない※43.4％」の次に多い理由となっています。

部下の自主性に任せる管理方法にシフトしていけばストレスの低減につながり、結果として中長期的な人材育成も可能になるのかもしれません。

時間外費用などのコストアップ

上司が過剰な干渉をすると、部下は必要以上に報告することが多くなり、残業コストが増えるなど費用面にも影響が出ます。コストアップにつながる項目としては、残業代以外にも次のような費用があります。

企業の成長のためにおこなったマイクロマネジメントが、逆に無駄なコストを生み出す原因になっているケースもあるのです。

4. マイクロマネジメントをやめる6つの方法

マイクロマネジメントは、組織にネガティブな影響を与える要素も多く、結果として組織の衰退を招くリスクが発生します。

では、具体的にマイクロマネジメントから脱却するには、どのような方法があるのでしょうか？例えば、次のような方法があるかもしれません。

リスクを許容し任せる勇気を持つ

組織の成長やイノベーションは、「挑戦に必要なリスク」を許容することから始まります。組織や部下の成長を願う上司なら、リスクや失敗を許容する勇気を持ちましょう。

部下に業務を任せることができれば、部下は新しい経験を積むことができます。また、キャリア形成につながるスキル取得にも、能動的に取り組んでくれるでしょう。

失敗を許容する文化は、組織全体の柔軟性や適応力も高めます。「部下の失敗は自分の責任」と割り切り、「根気強く結果を待つ勇気」も大切にしましょう。

360度評価やクロス面談で上司自身の評価を再確認する

マイクロマネジメントをしてしまう上司は、部下からの意見を聞かず、他部署からの自分の評価にも耳を傾けないケースがあります。自身の管理手法が部下にどのような影響を与えているかは、360度評価を実施するとすぐにわかります。

内閣官房公式資料「民間企業における多面観察の手法等に関する調査業務 」によれば、360度評価を実施した管理職からは次のようなコメントがありました。

360度評価を外部に委託すると費用もかかるため、社内での予算調整も必要になってくるでしょう。費用をかけずに簡単に自身の評価を把握したいなら、クロス面談がおすすめです。

360度評価やクロス面談で出た意見は真摯に受け止め、改善する勇気も持ちましょう。

失敗せずに360度評価を行いたい方はぜひこちらの記事もご覧ください。

360度評価の失敗事例から学ぶ成功のためのポイント

同僚や部下の意見や提案を尊重する

組織の持続的な成長は、多様な意見や視点を受け入れることから始まります。部下から能動的に出てくる意見や提案を真摯に受け止め、提案を組織の方針や戦略に反映させるよう心がけましょう。

また、部下からの意見や提案を尊重する文化は、結果として組織内の信頼関係も深め、結果として企業の健全な運営にもつながります。

経済産業省の公式資料によると、イノベーション創出に向けた組織づくりのため、丸井グループのように「社員の自主性を促す運営方法」にチェンジする企業も増えてきています。

部下とのコミュニケーションを深め信頼を構築する

マイクロマネジメントをしてしまう上司のほとんどは「細かい報告を受けないと部下の動きを把握できない」など、部下掌握に不安を感じているケースがほとんどです。

部下の仕事を把握したいなら、会議などを頻繁に行うより「部下から能動的に報告する機会」を設けましょう。

具体的には定期的な1on1面談がおすすめです。

1on1面談は、部下が話すテーマを決め、上司は傾聴に専念します。部下に権限移譲すれば、面談の機会を通じて能動的に報告してくれるでしょう。また、面談時に出た意見をもとに上司は自律的なキャリア形成をサポートできます。

先ほどの経済産業省の資料を見ると、社員の自律性を重んじ従業員エンゲージメントの向上に努める企業も増えてきていることがわかります。

チームマネジメントに関する研修を受ける

チームマネジメントの研修は、上司のマネジメントスキルを向上させるための有効な手段です。社内の研修担当者が組織運営に関する研修をする方法もありますが、できれば違った視点で研修を受けられる「外部講師」がおすすめです。

外部講師なら、数多くの企業のマネジメント手法や失敗成功事例のなかから、独自のノウハウも提供してくれます。研修を依頼する際には、「チームの目標設定の仕方」「役割分担」「効果的なフィードバックの方法」など、自社組織の課題に則した研修をしてもらうのがポイントです。

人事評価の変更を検討する（部下の能動的な行動を評価する）

人事評価の方法を見直せば、マイクロマネジメントから脱却し、部下の能動的な行動や自主性を促せるかもしれません。

具体的には、部下の能動的な行動や提案を評価する新しい評価基準を検討してみましょう。「過去になかった取り組み」「イノベーションに関する業務提案数」など、定性・定量の両面で評価できる仕組みを作るといいかもしれません。

5. マクロマネジメントにシフトするために使えるおすすめツール

「マイクロマネジメント」から「マクロマネジメント」にシフトしていくために使えるツールもいくつかご紹介します。

業務進捗を常に把握できるツールを使えば、わざわざ報告を求める必要もありませんし、適切なタイミングでフォローに入ることも可能です。

コミュニケーションツール（SlackやMicrosoft Teams）

SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールは、チーム内の情報共有やコミュニケーションを効率化するために最適なツールといえます。わざわざ対面で報告するまでもない雑談もオンラインでできますし、場所や時間を気にせず、いつでもオンラインミーティングが可能です。

Slackなら特定のプロジェクトに関係するチャネルを作成でき、プロジェクトの進捗管理や課題に関する情報を集中的に共有することも可能です。リマインダー機能を使えば特定のタスクを忘れることもないため、上司が細かく指摘する必要もなくなるでしょう。

ただし、いくら手軽だからといって、オンラインツールを使ってマイクロマネジメントをするのは厳禁です。部下への権限移譲は忘れずに、あくまでも補助ツールとして使うようにしましょう。

CRMやSFAツール（SalesforceやHubSpot）

CRMやSFAツールは、顧客情報の一元管理や営業活動の効率化を目的としたツールです。

特にSFAがあれば営業活動のプロセス管理や見込み客の管理・商談進捗管理など、上司が把握したい情報が一目瞭然で取得できます。

毎日帰社後にトラッキングする必要もなく、リモートで状況が把握できるため、部下のウィークポイントを理解した適切なフォローもできるでしょう。

プロジェクト管理ツール（Trello）など

Trelloなどのプロジェクト管理ツールがあれば、ビジュアルなボード上でタスクの進捗管理ができます。上司は細かい報告を受けることなく、チーム全体の情報共有や進捗を把握できます。マイクロマネジメントからの脱却には、大局的な視点でのプロジェクト管理が必要です。

Trelloは多くの外部ツールとアプリとも連携できるため、マクロな視点での管理はツールに任せられるようになり、上司は大きな視点で物事が見れるようになります。Trelloの適切なボードの構造や機能の活用により、チームの自主性を尊重しながら、プロジェクトの全体像を効果的に管理することができます。

6. まとめ

マイクロマネジメントは、現代の組織運営においては時代遅れといえるかもしれません。過度な干渉や細かい指示は、組織の活力を奪い、衰退を招くリスクが高まります。

マイクロマネジメントからマクロマネジメントへとシフトするための方法は、多岐にわたります。

ツールの活用、部下とのコミュニケーションの強化、人事評価の見直し、など数多くの方法を検討できるでしょう。部下の自主性を促進することは、組織の持続的な成長と革新を実現する上で、最も重要な要素であるといえます。

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執筆者：嶋よしかず