ナレッジマネジメントとは?導入のポイントやおすすめツールについて徹底解説

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ナレッジマネジメントとは?導入のポイントやおすすめツールについて徹底解説

ナレッジマネジメントとは、組織や個人が持っている知識やノウハウを共有し、活用する経営手法ですが、今現在大きな注目を集めています。

ナレッジマネジメントを導入することにより、組織経営が効率化したりあらゆるコストを削減できたりと多くのメリットがあります。

 

そこでこの記事ではナレッジマネジメントの概要やSECIモデル、導入するためのツールなどを解説します。

この記事を読んで頂ければ、ナレッジマネジメントについて深く理解することができ、現状よりも生産性が向上するような経営を行うことができるでしょう。

1. ナレッジマネジメントとは?

ナレッジマネジメントとは、

個人や組織が持っている知識やノウハウを共有し、それらを活用することで新たな知識やノウハウを創造する経営手法のこと

です。

英語表記をすると[Knowledge Management]となり、日本語では「知識経営」や「知識管理」などと表現される場合もあります。

 

個人・組織が持つ知識を、会社全体の資産と捉えて、その資産を有効活用しながらも新たな価値を生み出すことを目的としています。

ナレッジマネジメントを効果的に活用することができれば、組織全体の生産性の向上や人材の育成の効率化をはかることができます。

ナレッジマネジメントは「新しい知識を作り続ける経営」として今現在も多くの企業で取り入れられている考え方なのです。

計画を立てている画像

 

2. ナレッジマネジメントが古いと言われる理由とは?

ナレッジマネジメントは現代社会において注目を集めているのは事実なのですが、それと同時に古い考え方であるとされているのも事実です。

しかし、こういった認識は誤解であり、ナレッジマネジメントは現代にも通じる経営理論です。

ナレッジマネジメントが古い考え方であるとされる理由は、その歴史と間違った方法論が原因となっています。

その2点から、ナレッジマネジメントが古いとされる理由を紐解いていきましょう。

 

ナレッジマネジメントの歴史

ナレッジマネジメントの歴史は1980年代に遡ります。

80年代から企業にコンピューターが導入されはじめ、知識の共有や蓄積に対して関心を持つようになりました。

そして1990年代に入るとインターネットの爆発的普及により、情報化が急速に進みます。

そんな中で、「知識」を資産とする動きが日本の企業を中心により活発化してきました。

実はこのナレッジマネジメントは、日本発祥の経営理論なのです。

 

1990年代初頭に一橋大学名誉教授だった野中郁次郎が提唱した「知識経営」を基礎としている考え方であり、知識経営を進めるための「SECIモデル」も含め注目を集めました。

その後、2000年代初頭は国内では落ち着つきを見せていましたが、欧米の企業で注目されるようになり、逆輸入する形で「ナレッジマネジメント」として日本に広まってきたのです。

つまり、ナレッジマネジメントは40年以上前からある経営理論であり、その様相は時代の流れとともに変化してきました。

80年代や90年代を知る世代にとっては、過去の産物であり、明確な効果を発揮しないものであるという固定観念があるようです。

そういった理由から、ナレッジマネジメントは古いものであるといった認識をされているのです。

 

ナレッジマネジメントの古い考え方

かつての日本の企業において、ナレッジマネジメントに注目が集まっていたものの、その効果を実感できていませんでした。

その原因としては、本質的でない施策やシステムの構築があったからです。

 

1980、90年代はコンピューターやインターネットが普及したとはいえ、まだ黎明期であり、紙での情報管理をしているのが実情でした。

知識やノウハウの蓄積を紙ベースにしていると、共有に時間がかかるだけでなく、保管・蓄積するのにもあらゆるコストがかかってしまいます。

また、当時はまだトップダウン的な経営や、師弟関係的な人間関係が主流であり、ノウハウを持っているベテラン勢が知識を体系化していくことに積極的ではありませんでした。

「見て学べ」「習うより慣れろ」「根性で解決しろ」といった精神性が強い時代であり、知識の共有や資産化に対して良いイメージがありませんでした。

それだけでなく、知識共有のためのソフトウェアやITサービスなども現在に比べて脆弱であり、うまく機能していなかったのも原因の1つです。

エクセルやワードといったオフィスソフトが主流であり、今現在に比べてデータを共有するシステムが整っていませんでした。

 

こういった理由から、ナレッジマネジメントは効果を実感しにくいものだという間違った認識が生まれて、今や古いものである、といった誤解を生んでいるのです。

しかし、その後あらゆる研究と実践がなされて、今やナレッジマネジメントは企業経営に欠かせない考え方の1つとなっています。

 

3. ナレッジマネジメントが今必要な理由とは?

前章で説明したように、ナレッジマネジメントは比較的古い経営論ではあります。

しかし今現在は再度注目を集めています。

その理由について簡単に解説をしましょう。

悩める方々

 

離職率の増加

今現在、終身雇用制度は崩壊の兆しを見せており、1つの会社で定年まで働き続けるという時代は終わりかけています。

転職が普通の時代の中、業務に関する専門的な知識やノウハウが企業に蓄積されづらくなってしまいました。

そこでナレッジマネジメントを導入して、知識・ノウハウを体系化し資産化することによって、新しい人材にもすぐに共有することが重要視されているのです。

 

業務の属人化を避けられる

属人化とは、特定の業務の詳細や進め方が担当している個人しか分からない状態を指します。

先程述べたように、現代社会は社員の離職率が高まっており業務の属人化が大きなリスクとなります。

誰しも組織の力になれるような柔軟性のある経営を行わないと、生き抜くことができない社会になってきたのです。

そこでナレッジマネジメントを導入して、技術や知識を共有することで属人化を避けられるのです。

 

DXの一貫

DXとはデジタルトランスフォーメーションの略で、データとデジタル技術を積極的に活用した業務形態に変革していくことであり、2000年代に入ってから急速に進行しています。

デジタル技術やITシステムは明確にマニュアル化しやすく、共有も容易にできます。

いわゆるセンスや勘といったものが介入しにくい分野であり、それらはナレッジマネジメントを進めることで体系化しやすいものなのです。

ナレッジマネジメントはDXの流れの中で必然的に重要視されているのです。

 

4. 4つのタイプのナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントは目的・手段によって4のタイプに分類できます。

まず、知識資産の活用目的を「改善」か「 増価 」かの2種類に分けます。

つまり、業務の効率化を求める「改善」と、事業拡大や新事業など更に価値を高めるための「増価」です。

そして、知識資産の活用手段を「集約」か「連携」かに分けます

つまり、分散されたナレッジを「集約」して活用するか、さまざまなナレッジの組み合わせを「連携」して活用するかの2種類です。

 

この「目的」と「手段」の組み合わせによって、以下の4つのタイプに分類されます。

  • ベストプラクティス共有型(改善×集約)
  • 専門知ネット型(改善×連携)
  • 知的資本型(増価×集約)
  • 顧客知識共有型(増価×連携)

では1つずつ詳しくみていきましょう。

勉強

 

ベストプラクティス共有型(改善×集約)

ベストプラクティス共有型とは、組織の中の優秀な社員の行動や思考のパターンを言語化し、共有することで組織全体のスキルの向上を図る手法です。

「営業の勝ちパターン」「業務を効率よく進めるコツ」「モチベーションを保つマインドセット」など、あらゆる面から優秀な実績を出している社員の行動や思考を分析し、形式知化していきます。

共有がうまくいけば、短期的にスキルアップを望めますし、日々アップデートすることでより高い業績を出すこともできます。

 

専門知ネット型(改善×連携)

ネットワークの活用によって、組織の内外の知識をデータベース化する手法です。

組織内でよく問い合わせのある事柄や、何度も問題が発生する事項などをピックアップし、それらをまとめることで知りたい情報にすぐアクセスできる仕組みを作ります。

ヘルプデスクやカスタマーサービスなどの品質向上に繋がるだけでなく、組織内外からの問い合わせにかかる時間を減らすことができます。

専門知ネット型を導入すると業務を効率化でき、生産性も向上します。

 

知的資本型(増価×集約)

自社の制作物やブランドといった知的資産・情報資産をあらゆる面から分析し、経営に役立てていく手法です。

また、自社だけでなく、競合他社の競合商品も分析の範囲に入れ、自社のものと比較して経営戦略を立てます。

知的資本型のナレッジマネジメントを行うことで、業務のプロセスや結果の見直しができるだけでなく、新しい知的資本やサービスのイノベーションを起こすことができます。

 

顧客知共有型(増価×連携)

顧客優先の考え方、顧客からのクレームや意見などの内容、それに対する対応方法などをデータベース化する手法です。

この手法を取り入れることで、同様のトラブルが発生した際にも迅速に対応でき、適切な判断ができることでしょう。

こういった顧客からのデータを集積して形式化することによって、顧客満足度の高い組織にすることができます。

 

5. SECIモデルとは

SECI(セキ)モデルとは、ナレッジマネジメントの基礎理論であり、前述した4つのタイプも基本的にはこのSECIモデルにのっとって進められます。

簡単に言えば

「個人が持つ暗黙知を共有し、形式知に変換。その後その形式知を利用して、自分の暗黙知にしていく」

というサイクルがSECIモデルです。

 

このままだといまいち分かりづらいかと思います。

これらを理解するために「暗黙知と形式知」、そしてSECIの頭文字である「共同化(Socialization)」「表出化(Externalization)」「連結化(Combination)」「内面化(Internalization)」について詳しくみていきましょう。

旗を掲げる人

 

暗黙知と形式知

暗黙知とは、言語や数字では表現しにくい技能やノウハウのことです。

主観的・感覚的な知識であり、人に伝えることは簡単ではありません。

職人の勘、熟練の技、経験則、第六感、、といったものが暗黙知にあたります。

 

一方、形式知とは、言葉や数式で表現できる知識のことです。

こちらは明確に言語化、数式化できるので人に伝えやすい知識です。

マニュアル、作業手順書、説明書、グラフなどのデータ、、といったものが形式知です。

 

SECIモデルは「暗黙知→形式知→暗黙知」というサイクルをまわす考え方です。

そこで、どのような過程でこのサイクルをまわすのか。

それが以下の4になります。

 

共同化(Socialization)

SECIモデルは、まず「共同化」からはじめます。

共同化とは、共通体験をすることによって暗黙知を共感しあうことであり、OJTや営業同行、師弟制度やロールプレイ研修などがこれにあたります。

個々人が持っている知識、スキル、感覚を複数人で体験して共有された暗黙知にしていくプロセスです。

 

表出化(Externalization)

「共同化」の次は「表出化」の過程にはいっていきます。

表出化とは、共同化によって共通認識となった暗黙知を形式知にすることです。

マニュアル、業務報告書の作成、図式化、言語化、映像化、ストーリー化…

などと、あらゆる「形」に知識(ナレッジ)を落とし込んでいくプロセスです。

 

連結化(Combination)

「連結化」とは、「表出化」によって形式知化された知的財産を既存の形式知と結合することです。

例えば、表出化によってマニュアルを作成したとしたら、これまでのマニュアルを持ち寄って最新のマニュアルを作成することが連結化の1つといえます。

形式知は単体では機能しづらいものです。

既存の形式知と比較検討をして、より生産性の高い、効果的な形式知を作り上げる必要があります。

この連結化の過程を経ることで、やっと個人の暗黙知が組織の知的財産(ナレッジ)になったといえます。

 

内面化(Internalization)

「内面化」は、「連結化」によって創造された形式知を活用することで、新たな知識やノウハウを得るプロセスです。

つまり、形式知化されたものを利用して、新たな暗黙知を生むことです。

この過程によって生まれた暗黙知はまた「共同化」され、より良いナレッジを生む好循環となります。

これが、ナレッジマネジメントの基礎理論であるSECIモデルです。

このプロセスを1つずつ確実に踏んでいくことで、組織が持つ知的財産は洗練されていき、業務の効率化や品質の向上に繋がっていくことでしょう。

 

暗黙知と形式知については、こちらの記事でも詳細に紹介していますのでぜひご覧ください。

暗黙知と形式知の違いとは|図解を用いて徹底的にわかりやすく解説!

6. ナレッジマネジメント導入のメリット

ナレッジマネジメントの概要や仕組みは理解できたかと思います。

では、ナレッジマネジメントを組織に導入することでどのようなメリット・効果があるのかを解説しましょう。

部下に優しく教える上司の画像

 

人材育成の効率化

ナレッジマネジメントを導入することによって、人材の育成を効率的に行うことができます。

業務のコツやポイントなどを形式知化することによって、知識やノウハウの伝達がスムーズにできるからです。

同じことを何度も口で伝えることなく、完成度の高いマニュアルが存在すれば、すぐに業務に向かうことができます。

社員が同じ会社に定着しづらい社会だからこそ、新しく入ってきた人材も即戦力にできるナレッジマネジメントは重要な役割を占めているのです。

 

組織力の強化

ナレッジマネジメントの導入は組織力を高めることにも役立ちます。

業務の属人化を避けられるので、社員の休職や退職があっても、業務が滞ることなくトラブルを回避することができます。

また、あらゆる事態を想定して知識やノウハウを形式知化しておくことによって、さまざまな事例に対する対応・応用力が身につきます。

変化が激しく予測ができない世の中だからこそ、こういったナレッジマネジメントの活用が組織全体の力を高めてくれて時代を生き抜く組織に成長させてくれるのです。

 

コストの削減

ナレッジマネジメントは組織全体のあらゆるコストの削減にも効果的です。

前述したように、質の高いマニュアルなどによって人材育成にあてる時間的・金銭的なコストは大幅に削減できることでしょう。

また、優秀な社員の知識やノウハウを共有することによって、組織全体の業績が上がり、業務は効率化し、残業なども減ることが予想されます。

対面での口頭の説明も不要になるので、場所や人を選ばずに業務を遂行することもできます。

ナレッジの共有は業務の効率化と直結し、不要なコストを削減してくれるのです。

 

7. ナレッジマネジメント導入の流れ・ポイント

ナレッジマネジメントの導入は組織に大きなメリットをもたらすことは理解できたかと思います。

では、組織にナレッジマネジメントを導入する流れやその際に気をつけるべきポイントを解説しましょう。

ただ漠然と導入をしていると、狙った効果を得られない可能性もあるので、以下をしっかりとチェックしましょう。

 

目的を明確にする

まずは、ナレッジマネジメントを導入する目的を明確にすることが大切です。

どんなメリットを狙っているのか、どんな目標を達成するために導入をするのかなどを明確に言語化しましょう。

特に形式知化したナレッジの活用方法や使用目的などは具体的にイメージしておくと良いでしょう。

そして、目的を明確にするだけでなく、その目的や活用方法を組織内で共有することも大切です。

そうすることで、より効果的にナレッジマネジメントが導入できることでしょう。

 

共有すべき情報を選択する

目的が明確になったら、その目的に沿った知識やノウハウを選択します。

社員がどんなことに困っているのか、どんな問題を解決したいのかが分かれば、どういったナレッジが必要なのかが分かるはずです。

導入の初期はあまり手を広げすぎずに限定的な情報から始めましょう。

ナレッジマネジメントに組織も個人も慣れてきてからその範囲を広げると良いでしょう。

 

共有し実践する

選択した情報を組織のメンバーに共有し、実践していきます。

この際に前章で説明した「SECIモデル」を採用すると良いでしょう。

共有方法も組織ごとに適切な方法を選びましょう。

昨今では情報を共有するためのアプリケーションやツールなどが数多くありますので、そういったIT技術を使ってナレッジを共有するのも1つの方法です。

 

施策の見直しをする

ナレッジマネジメントの導入によって、どのような効果が出たのか、[目的を明確にする]で明確にした目的が達成されているのかなどを分析します。

そして反省点が見つかれば、また目的を明確にするに戻り、より良い方法を模索します。

このサイクルを回していくことによって、より質の高いナレッジマネジメントを実行することができるでしょう。

 

8. おすすめのナレッジマネジメントツール5選

では、最後におすすめのナレッジマネジメントツールを紹介しましょう。

ナレッジマネジメントツールとはその名の通り、組織におけるナレッジマネジメントを支援するために作られた専用のツールのことです。

情報の共有や検索、文書の共同制作、社内FAQの作成などあらゆることがWeb上で簡単にできるツールです。

 

ナレッジマネジメントツールを導入することで、情報の共有やアクセスが簡単にできるので業務効率が飛躍的に向上し、業績も上向きになることでしょう。

ナレッジマネジメントツールは国内外問わず多くの企業がリリースしていて、とても莫大な数存在しているので、今回はその中でも特におすすめなツールを5紹介します。

以下を参考にしつつ、それぞれの組織に合ったツールを選択しましょう。

 

NotePM

NotePMはナレッジマネジメントツールとして不動の人気を誇っています。

7000社以上の企業が導入している実績がある、有名なツールです。

社内版wikipediaを作れるだけでなく、マニュアルの作成、ファイルの共有・共同編集、画像編集などもできる多彩なナレッジマネジメントツールです。

何より大きな特徴は、検索機能が優れていることです。

 

Wordファイル、Excelファイルだけでなく、PDFなども含めて、ファイルの中身の文言も含めて全文検索ができます。

欲しい情報にすぐにアクセスでき、仕事の効率は格段に向上することでしょう。

また、ファイルの整理がしやすかったり、アクセス制限機能が柔軟で幅広いのも魅力の1つ。

組織が持っているナレッジの蓄積をWeb上で簡単にできるので、とてもおすすめのツールになります。

基本料金は月額4,800円から機能の範囲によって値段は変動します。

また、30日間の無料トライアルも可能なので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

資料

 

Confluence

オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールであり、ナレッジの整理や共有を効率化できるツールです。

共同の文書作成、検索機能、ナレッジのバージョン管理や変更通知設定など、ナレッジマネジメントツールに必要な機能は全て揃っている優等生的なツールです。

操作も直感性に優れていて分かりやすいので、人を選ばないだけでなく、業界や職種を問わずに活用することができます。

料金は月額1200円からと割安なのも魅力の1つ。

先程のNotePMと同様に無料トライアルもありますので、ご検討されている方はぜひトライしてみましょう。

 

flouu

flouuは「ITトレンド年間ランキング2022」でナレッジマネジメントツール部門において1位を獲得した人気ツールです。

情報共有機能や社内チャット機能などが充実していて、ナレッジの整理や共有に最適です。

全文検索システムも搭載されており、欲しい情報にすぐにアクセスすることもできます。

 

また、チャット機能と同時に文書の編集や閲覧も可能で、オンライン会議をしながらナレッジの更新ができる点も魅力です。

履歴管理機能もあり、社員が情報を閲覧した回数や評価した回数なども管理でき、価値の高い情報を基準にソートをすることもできます。

お値段は月額660円からと比較的安価です。

無料トライアルもありますので、ぜひ検討してみてください。

 

esa

esaは「最初から完璧なものなんてない」というコンセプトを掲げるナレッジマネジメントツールです。

情報を育てる、という意識のもと、WIP(書き途中)の記事も共有して組織全体で情報をブラッシュアップすることを目的としています。

一風変わったナレッジマネジメントツールですが、ベンチャー企業を中心にとても人気があり、3000を超える企業に導入実績があります。

 

複数名による情報の同時編集機能や更新履歴の保存、ナレッジのカテゴライズ機能など、記事の作成や検索をするための機能が充実しています。

また、SlackやChatworkといったアプリとの連携が可能なのも魅力的です。

無料トライアル期間はなんと2ヶ月間。

また、月額500円から利用も可能なので、ナレッジマネジメントを初めて導入する企業にとっておすすめのツールと言えるでしょう。

 

Google workspace

みなさんご存知のGoogleのナレッジマネジメントツールです。

Googleドライブでのファイルの保管や共有、Googleドキュメントやスプレッドシートで文書の編集や共作ができます。

これまで紹介してきたナレッジマネジメントツールに比べて、専門性は薄いものの、ある程度の情報共有やナレッジの蓄積は可能です。

また、Googleのアカウントを持っている人も多いので、簡単にスピード感をもって導入することができるのは魅力の1つです。

誰もが直感的に使えるシンプルさも兼ね備えており、業務を効率化してくれる優れたツールと言えるでしょう。

無料トライアルあり、月額680円からという比較的安価な設定なので、導入のハードルも低いのも魅力の1つです。

 

9. まとめ

ナレッジマネジメントは混沌とした現代社会を生き抜くためには必要な考え方です。

当時の古い感覚ではなく、今や数多くの研究と最先端のツールが存在し、ナレッジマネジメントが本質的に機能している時代になっています。

こちらで紹介した考え方や実践方法、ナレッジマネジメントツールなどを参考にして、効果的なナレッジマネジメントを導入しましょう。

また、こちらのサイトでは日々のビジネスに役立つ情報を随時発信しておりますので、ぜひチェックしてみてください。

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